[Trigami-Review]

Wer für sein Unternehmen oder seine Organisation schon mal einen Kongreß oder ein größeres Treffen organisiert hat, weiß wie komplex das ist. Diverse Excel-Tabellen, Checklisten und Mails in der Inbox mit Teilnehmeranmeldungen. Das Heidelberger Verlagshaus Spektrum der Wissenschaft hat mit Contoo eine Plattform entwickelt, mit der sich Kongresse von der Planung über die Registrierung der Teilnehmer bis zur Abwicklung am Veranstaltungstag komplett online auf einer Webseite umsetzen lassen.

Derzeit kann man zwischen Deutsch und Englisch beim Anlegen einer Konferenz als Hauptsprache wählen. Als weitere Sprachen sind Französisch, Spanisch und Italienisch im Angebot. Ein Assistent führt den Nutzer durch den gesamten Ablauf. Im zweiten Schritt werden Kongress-Thema, Beschreibung, Ort und Termin festgelegt. Für jede Veranstaltung lässt sich eine eigene Webpräsenz entwickeln, die sich mit Layout und Logo an das Kongreßthema bzw den Veranstalter anpassen lässt. Wer die Kongreßinformationen auf einer eigenen, bereits vorhanden Webseite präsentieren möchte, kann die Daten von Contoo per XML, CSV oder PDF exportieren.

Die vorgesehenen Redner können Abstracts zu ihren Themen hochladen. Dabei kann man ihnen Vorgaben zum Umfang machen. Daraus entstehen später die Beschreibungen der Programmpunkte. Auch der gesamte zeitliche Ablauf und die Verteilung der Vorträge auf die Räume erfolgt mit Contoo.

Die Teilnehmer können sich online registrieren und erhalten eine individalisierbare Bestätigungsmail. Den Teilnehmerbeitrag kann man per Banküberweisung, Bankeinzug oder Kreditkarte bezahlen. Die Preistabellen lassen sich auch mit Zeitspannen versehen. So lassen sich Early-Bird-Tarife als auch Späterbucher-Preise einrichten. Natürlich kann man auch unterschiedliche Tarife für Gruppen wie Mitglieder oder Studenten anlegen.

In der Benutzeroberfläche des Online-Tools setzt man den jeweiligen Bearbeitungsstatus der einzelnen Punkt auf “erledigt” oder “in Arbeit” . So sieht man später in der Navigationsspalte, welche Aufgaben noch nicht komplett erledigt sind und kann nach und nach die Kongress0rganisation vervollständigen.

Die Standardkonferenz bei Contoo kostet 299 Euro, eine Konferenz mit bis zu 100 DOIs (Digital Objects Identifier)  399 Euro und mit unbegrenzten DOIs 499 Euro. Die Einrichtung einer Konferenz ist kostenlos. Man kann also die Funktionen erst einmal in Ruhe testen. Erst ab dem Klick auf den “Online”-Button wird das Conference Tool kostenpflichtig. Contoo ist als Organisationswerkzeug für wissenschaftliche Kongresse vorgesehen, doch damit lassen sich auch App-Entwickler-Treffen oder Blogger-Konferenzen planen und organisieren.